Gmailでメールを読む

続けてGmailのお話。今日は、自分の使い方をご紹介。

実は、Gmailのメールアドレス自体（＊＊＊@gmail.com）をメインにしている訳ではありません。
個人用では、昔から使っているISPのPOPアカウントからGmailに転送をして、会社用のPOPアカウントからは、社用のGoogle Apps アカウントに転送をしています。いずれも、webインタフェースのメールクライアントという考え方ですね。
いずれのアカウントも、転送時にPOPサーバにメールを残す設定にしてあり、PCのメールソフトでも受信することで、バックアップとしています。

ちなみに、この「昔から使っているアドレス」というのが「（姓）＠（ISPドメイン）」という非常にシンプルかつ今となっては貴重な感じのするアドレスでもあるため、なかなか捨てられません。長く使っているためか、迷惑メールもかなりのものなのですが、Gmailの迷惑メールフィルタが優秀なので、助かっています。

さて、メールの処理方法について。
大して独創的なものではありませんが、各所で紹介されている「GTD」という方法を参考に、手軽かつ実用的なところだけをアレンジして取り入れています。

ログインしてからの流れはこんな感じ。

1. 新着メールを開く。
2. 読む。
3. すぐ答えて終わるようなものはその場で返信→「アーカイブ」ボタンですっきり。
4. その上で返信を待つメールには「★回答待ち」ラベルを貼り付け。
5. 内容によっては「★後でやる」「★いつかやる」「★資料」等のラベルを貼り付ける。
6. 今日中に済ませなければならない要件には、更にスターを付ける。
7. 必要に応じて、プロジェクト名やタスク名のラベルを貼り付ける。

これを繰り返して、まずは受信トレイが空になるところまで持っていきます。気持ちがすっきりしたところで、「★後でやる」等の時間のかかるメールに対して、腰を据えて取りかかります。

自分の使い方の中で特に重宝しているのが、ラベルの「★回答待ち」と「★いつかやる」の二つ。ここを見れば、仕事のやり忘れや漏れが無いかを一目瞭然で確認できるため、効率も精神衛生にも良いです。しかもメールはスレッドにまとめられて（かつ引用箇所は折り畳んで）表示されるため、過去の経緯も簡単に見ることができます。
OutlookのToDo機能なんかでも結果としては同じことができるはずですが、簡単なメモ程度しか残していなくて結局古いメールを漁り回るはめになったり、メールと連動させる操作が面倒でToDoリスト自体に漏れがあったり、ということで実用性には雲泥の差があるように感じています。